Dentro del transporte de mercancías debemos señalar que alrededor de un 70% de éstas dentro de la Unión Europea se mueve por la carretera, siendo esta cifra superior si hablamos de España, de en torno a un 90%.
Dado su papel fundamental en el movimiento de cargas, la incorporación de procesos guiados que permitan la continuidad de los servicios de una forma mucho más eficaz es una gran ventaja competitiva frente a otras empresas. ¿Cómo se logra? Mediante la incorporación de procesos estandarizados o normalizados, los cuales muestran paso a paso cómo alcanzar una meta establecida.
¿Qué es un procedimiento operativo estandarizado?
Podríamos decir que un procedimiento estandarizado (POE) es una guía de buenas prácticas. Esto se traduce a una serie de documentos en los que se muestra una recomendación de actuación dependiendo de la operación que se desee realizar. De esta forma, elaborado como una descripción paso a paso de las formas y métodos mediante los cuales poder realizar una operación con resultados positivos. En palabras sencillas, se tratan de unas instrucciones que permiten la realización de una operación de manera ordenada y eficaz, con resultados positivos asegurados.
Por tanto, seguir o aplicar un procedimiento normalizado a tu trabajo debería implicar de forma directa el conseguir una meta positiva, alcanzar un objetivo. Estos tipos de documentos suelen ser complementarios a los manuales o normas obligatorias que determinan todos los puntos a tratar en distintos procedimientos, ya sean tareas de trabajo, operaciones, etc.
Internacionalmente se conoce por sus siglas en inglés, SOP (Standard Operating Procedure), y es un procedimiento comúnmente aplicado al sector logístico dada la mínima posibilidad de fallo que tiene. Su aplicación ayuda de forma directa a implantar un orden en las operaciones y obtener resultados positivos de manera fácil y rápida.
Cómo realizarlo: paso a paso
Dados los aspectos positivos que implican estos procedimientos, procederemos a determinar de manera simple los pasos a seguir para poder crear e implantar uno en tu logística o transporte de mercancías.
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Paso 1: Sencillez
Para que todos los empleados puedan aplicar este procedimiento a su trabajo es necesario que las instrucciones sean fáciles de entender y seguir. Es muy importante realizar oraciones cortas y sencillas, señalando en todo momento el nivel de importancia de cada paso, detalles o particularidades de un punto o paso específico. De este modo se tendrían todos los datos de manera ordenada, pero a su vez explicados por si ciertas cuestiones cuestan de entender a algunos trabajadores u operarios.
Si son tareas complejas se recomienda el uso de un diagrama de flujo a través de un sistema de bloques. Podríamos describirlo como una esquematización gráfica de un modelo que muestra las posibles variantes de las consecuencias del desarrollo de acciones, y cómo actuar ante ellas para poder llegar al objetivo deseado.
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Paso 2: Definir metas
Estos procedimientos se realizan para poder finalizar unas acciones en una meta positiva establecida. Por ello este paso es esencial y prácticamente es la base del por qué implantar estos pasos en tu empresa.
Por ello, tras tener clara la estructura de los pasos se deben fijar los objetivos claves. Estos objetivos deben estar especificados, logrando así una mejora posterior del tiempo y productividad de los trabajadores.
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Paso 3: Desarrollo
Por último, se debe hacer un desarrollo completo de cada punto a realizar. Es muy importante que se tengan en cuenta todos los posibles resultados y su actuación ante éstos. Si no se incorporan esos detalles puede resultar un procedimiento incompleto y de esta forma, no alcanzar las metas establecidas. En este paso deben estar al frente profesionales que tengan los conocimientos adecuados para poder anteponerse a los posibles problemas e implementar soluciones.
Es recomendable que puedan tener algo de participación los trabajadores que incorporarán estos procedimientos a su trabajo, al permitirles entender de primera mano su elaboración y método.
Procedimientos estandarizados aplicados al transporte de mercancías
Dentro del sector logístico y el transporte de mercancías hay una serie de procedimientos que se pueden emplear para lograr unos resultados efectivos en todo momento. Trataremos de mostrar algunos como forma de ejemplo para tener un mejor entendimiento sobre sus beneficios.
RAL. Las Recomendaciones Aecoc para la Logística se centran en el proceso de entrega y recepción de cargas. Divididas en generales y sectoriales, muestra una serie de recomendaciones para la cadena de transporte y la distribución.
GDP. Las buenas prácticas de distribución (Good Distribution Process) es un sistema para la distribución de medicamentos. Se basa en un reglamento sobre la calidad de almacenes y centros que distribuyen productos farmacéuticos.
IFS. El International Food Standard es un procedimiento que gestiona la seguridad alimentaria en materias de calidad y protección de los alimentos.
En conclusión, los procedimientos estandarizados no son más que procesos que garantizan unos resultados positivos donde estén aplicados, siempre y cuando se sigan los pasos de manera ordenada.