En medio de este contexto, cada vez más empresas tienden a dejar esos servicios en manos de otras compañías especializadas, ya que ofrece grandes ventajas, libera carga de trabajo y genera, cuando se escoge al partner adecuado, la tranquilidad de saber que ese área del negocio está en buenas manos.
La externalización se produce en muchas áreas del proceso de producción y distribución, pero es precisamente la del transporte una de las más afectadas, ya que contar con una flota propia y gestionarla consume muchos recursos y requiere de una gran especialización. Por eso se suele recurrir casi siempre a empresas dedicadas exclusivamente al reparto, a conductores autónomos o cualquier otra opción que permita externalizar de una forma u otra el servicio.
¿Cuál es la diferencia entre externalizar y subcontratar?
Ahora bien, para entender el proceso y saber qué opción puede ser la más favorable para nuestra empresa, hay que saber la diferencia entre externalizar y subcontratar. Muchas veces ambos términos se emplean de forma arbitraria, usándolos indistintamente como sinónimos. Sin embargo, entre ellos existen realmente ciertas diferencias.
Cuando se habla de externalización o de outsourcing, lo que se hace es traspasar una función propia de la empresa (transporte, vigilancia, limpieza…) a una organización externa de forma total. Sin embargo, en la subcontratación se traspasa sólo parte de esa función, buscando fuera a los trabajadores pero manteniendo parte de la responsabilidad de la gestión y el abastecimiento en el núcleo de nuestra empresa. Así por ejemplo, en el caso del reparto, si hablamos de subcontratación estaríamos recurriendo a una empresa que nos proporcione un equipo de conductores debidamente preparados y seleccionados, pero tendríamos que contar con vehículos para ellos, planificar las rutas…
De esta forma, la externalización reduce de forma mucho más significativa la implicación de la empresa contratante en el servicio, aligerando su carga de trabajo y reduciendo considerablemente la necesidad de inversión.
Ventajas de externalizar el reparto
Externalizar por completo el servicio de transporte es una decisión estratégica que mejora los procesos y reduce los costes, dando además una mayor estabilidad al transformarlos de variables a fijos. Al no contar con una flota propia, no hay que gastar dinero en comprar vehículos ni mantenerlos, en pagar el combustible, los seguros… Y no sólo se ahorra en los propios equipos de carga y descarga, sino también en todos los equipos informáticos necesarios para planificar y seguir determinadas rutas y estar en constante comunicación con los repartidores. Pero además, optar por un partner externo implica delegar toda la infraestructura del transporte, por lo que también se reducen los quebraderos de cabeza, ya que no habrá que preocuparse por buscar personal cualificado, formarlos, cuadrar los turnos, planificar las rutas…
De la misma manera, el outsourcing ofrece mayor flexibilidad, de modo que se pueden cubrir los picos de demanda que puedan surgir, mejora los niveles de servicio, incrementa las entregas a tiempo y mejora los estándares de seguridad. Además, con la externalización se tercializan también la preocupación por las quejas y la atención al cliente, ya que todo el servicio queda en manos de la empresa externa, por lo que se puede liberar personal y dedicar todos los esfuerzos en la actividad central del negocio y en atender las necesidades de los clientes.
Además, hay que tener en cuenta que en algunos casos la externalización del reparto es casi una obligación más que una opción. Y es que al hablar de ciertas mercancías podemos precisar de servicios muy específicos que sería prácticamente inviable tener dentro de nuestra infraestructura propia. Es el caso de las mercancías perecederas o productos delicados como los sanitarios, que requieren que el transporte se realice en unas condiciones muy concretas y con un nivel de conocimiento que sólo puede garantizarse dejándolo en mano de empresas especializadas y muy preparadas, que cuenten con todos los equipos que son necesarios.
Aspectos a tener en cuenta al externalizar el reparto
Con todo esto, es bastante claro las ventajas que supone externalizar los servicios de transporte para evitar costes innecesarios y dolores de cabeza. Sin embargo, es un paso complicado, ya que estamos hablando de un servicio muy complicado y hay que decidirse por una empresa en concreto que vaya a cubrir todas las necesidades y a satisfacer a nuestros clientes finales. La entrega de mercancías es un servicio crucial, y un mal servicio podría suponer la pérdida de un cliente. Por eso la decisión de externalizar no debe tomarse a la ligera.
Por este motivo, aunque el precio es uno de los factores que deben considerarse, en el momento de elegir la empresa de transporte más adecuada hay que mirar más allá y tener en cuenta otros factores como:
- La experiencia en el mercado. Dice mucho del nivel de preparación que puede tener la empresa y de la efectividad con la que trabaja, pero además nos puede ayudar a elegir un proveedor que conozca las zonas que trabaja nuestra empresa, o que haya trabajado ya con mercancías similares.
- La reputación de la empresa. Una empresa con buena reputación entre los usuarios indicará que ofrece un buen servicio, y al final esa buena imagen se acabará trasladando a nuestra propia organización por la satisfacción que experimentarán nuestros clientes.
- Las áreas de cobertura. Un aspecto fundamental es asegurarse de que nuestro partner esté capacitado para manejar las zonas que nuestra empresa necesita.
- Tipos de vehículos. Dependiendo de la mercancía que trabaje nuestra empresa, puede resultar necesario contar con una flota que tenga ciertos elementos distintivos: una refrigeración especial si hay que repartir mercancía perecedera, un tamaño concreto, vehículos híbridos si nuestra empresa tiene valores verdes… Además es conveniente asegurarse de que el proveedor no tenga una flota vieja o descuidada, ya que eso traería problemas a corto y largo plazo.
- Tiempos de entrega. Hay que intentar obtener la mayor cantidad de información posible, para asegurarse de que el servicio que se va a subcontratar vaya alineado con el que nuestra empresa quiere ofrecer.
- Garantías. Con esto nos referimos a que el proveedor ofrezca la certeza de que la mercancía va a llegar en perfecto estado hasta el consumidor final, y que disponga de seguros en caso de imprevistos.
- Sistemas de comunicación. Un punto extra es que la empresa externa tenga sus propios sistemas de comunicación y rastreo, ya que ofrece mayor comodidad para el consumidor al poder conocer el estado de sus entregas en todo momento.
Una vez cotejadas todas las posibilidades y habiendo tomado la decisión final, llegaría el momento de contratar al proveedor externo, para lo cual convendría tener en cuenta también ciertos pasos importantes como firmar un acuerdo de confidencialidad sobre los datos que la empresa va a compartir con el proveedor, verificar sus finanzas para comprobar su situación y estar seguros de que no va a afectar a nuestro servicio, y revisar todos los seguros.
De esta forma, la empresa puede quitarse un gran problema de encima. Externalizando sus servicios de reparto, podrá centrar todos sus esfuerzos en su actividad principal y en seguir creciendo, sin tener que preocuparse por aspectos que ya estarán cubiertos.